Passi anche tu molto tempo alla scrivania? Il tuo tavolo di lavoro è ricoperto di carte e cartelle? Impegnati in un’attività da casa tua o in un ufficio aziendale, molti di noi trascorrono molto tempo di lavoro alla scrivania.
Se desideri aumentare la tua produttività e ridurre lo stress, prova a mettere in pratica alcune di queste strategie di gestione della scrivania.
La scrivania senza carta.
Elimina tutti i documenti dalla scrivania: crea dei file per i tuoi progetti; cartelle di riferimento per le informazioni cui è necessario accedere con regolarità; una cartella per articoli, relazioni, giornali e riviste; una cartella giornaliera per le attività amministrative, varie e specifiche del giorno, e conserva le cartelle sugli scaffali o nei cassetti.
L’unica cosa sulla tua scrivania in qualsiasi momento dovrebbero essere le informazioni relative all’attività o progetto a cui stai attualmente lavorando. Prima di passare all’attività o al progetto successivo, archivia i documenti e assicurati di avere sulla scrivania solo gli elementi relativi alla nuova attività.
Lontano dagli occhi, lontano dal cuore.
Togli dalla scrivania il vassoio della corrispondenza in arrivo o sbarazzati di tutta la posta insieme, se puoi! Tienilo fuori dalla vista in modo che il contenuto non ti distragga e in modo che le persone non vi ripongano nuovi documenti senza che te ne accorga.
Avere un traboccante vassoio della corrispondenza in arrivo di fronte a te può farti sentire in colpa e tentare di distrarti dal compito che stai seguendo. Chiedi ai tuoi colleghi di lasciare i documenti destinati a te sulla tua scrivania, dove li potrai vedere man mano che arrivano, invece di perderli nel vassoio.
Un cassetto per la cancelleria.
Conserva la cancelleria negli armadi oppure nei cassetti, invece che sul tavolo di lavoro. Elimina tutto il disordine e mantieni sulla scrivania soltanto gli oggetti essenziali relativi alla parte corrente del lavoro da svolgere.
Imposta una zona di comfort.
Prenditi il tempo per impostare correttamente il computer, il monitor, il telefono, la sedia e gli altri strumenti indispensabili. Assicurati che siano facilmente raggiungibili e posizionati per usarli comodamente.
Ispira te stesso.
Circondati di immagini positive. Tieni in vista una foto o una frase che ti motiva nel continuare ad impegnarti per i tuoi obiettivi: potrebbe essere una destinazione turistica che desideri visitare, una foto della tua famiglia o una citazione che ti ispira.
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Fermati.
Prendi una decina di minuti per liberare la scrivania al termine di ogni giorno: lava la tazza del caffè, svuota la bottiglia dell’acqua, riponi le penne, i blocchi per gli appunti e i documenti dei fascicoli e riponi sotto chiave le informazioni riservate. Lascia sgombra ogni giorno la scrivania e comincia da capo ogni nuovo giorno.